Benötige ich noch ein PDF, wenn ich INVOIC nutze?

Im operativen B2B-Verhältnis nein – die EDIFACT INVOIC ist ein voll akzeptiertes Belegformat. Für das interne Archiv und steuerliche Prüfungen (GoBD) bewahren viele Unternehmen dennoch ein aus der INVOIC generiertes PDF auf.

Wie werden Gutschriften verarbeitet?

Es wird eine neue INVOIC-Nachricht mit dem Funktionscode 381 (Gutschrift) oder 384 (Korrekturrechnung) gesendet, wobei die ursprüngliche Rechnung via RFF referenziert wird.

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Kategorie: B2B-Handel

INVOIC

Kurze Antwort: Die EDIFACT-Handelsrechnungsnachricht – direkter Datenaustausch zwischen Lieferant und Kunde (zu unterscheiden von der fiskalischen E-Rechnung).

Das Wichtigste

INVOIC = B2B-Prozess, direkter Austausch Lieferant ↔ Händler, EDIFACT/EANCOM-Standard, Validierung via VAN oder EDI-Provider.
E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol) = Gesetzliche Pflicht (z. B. § 14 UStG in Deutschland), XML UBL 2.1 oder Cross Industry Invoice (CII), fiskalische Validierung.

Definition

INVOIC ist die standardisierte EDIFACT-Nachricht zur elektronischen Übermittlung der Handelsrechnung zwischen Lieferant und Kunde. Sie enthält: Kopfdaten (Aussteller, Empfänger, Nummer, Datum, Fälligkeit), Positionsdaten (GTIN, Menge, Preis, USt.), Summen und Zahlungsbedingungen.

INVOIC vs. E-Rechnung (staatliche Portale)

INVOIC = B2B-Prozess, direkter Austausch Lieferant ↔ Händler, EDIFACT/EANCOM-Standard, Validierung via VAN oder EDI-Provider.

E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol) = Gesetzliche Pflicht (z. B. § 14 UStG in Deutschland), XML UBL 2.1 oder Cross Industry Invoice (CII), fiskalische Validierung.

Professionelle Unternehmen nutzen beide parallel: INVOIC für den automatisierten Abgleich beim Händler und die E-Rechnung zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (ab 01.01.2025). Azuvio generiert beide Formate aus einer einzigen Datenquelle.

Typische Inhalte

BGM: Dokumententyp, Rechnungsnummer, Funktion (Original/Gutschrift/Storno)

DTM: Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Lieferdatum

NAD+SU / NAD+BY / NAD+IV / NAD+DP: Beteiligte Parteien (Lieferant, Käufer, Rechnungsempfänger, Warenempfänger)

LIN + QTY + PRI + TAX: Positionen mit Menge, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz

MOA: Beträge (Nettosumme, Steuerbetrag, Gesamtbetrag)

RFF: Referenzen auf ORDERS (Bestellung) und DESADV (Lieferavis)

Warum die DESADV-Korrelation entscheidend ist

Moderne Händler (wie EDEKA, REWE oder METRO) führen einen 3-Wege-Abgleich durch: ORDERS (Was wurde bestellt?) ↔ DESADV (Was wurde geliefert?) ↔ INVOIC (Was wird berechnet?). Jede Abweichung führt zu Klärungsfällen oder Zahlungsverzögerungen. Eine INVOIC ohne DESADV-Referenz wird oft automatisch abgelehnt.

Häufige Fragen

Benötige ich noch ein PDF, wenn ich INVOIC nutze?: Im operativen B2B-Verhältnis nein – die EDIFACT INVOIC ist ein voll akzeptiertes Belegformat. Für das interne Archiv und steuerliche Prüfungen (GoBD) bewahren viele Unternehmen dennoch ein aus der INVOIC generiertes PDF auf.
Wie werden Gutschriften verarbeitet?: Es wird eine neue INVOIC-Nachricht mit dem Funktionscode 381 (Gutschrift) oder 384 (Korrekturrechnung) gesendet, wobei die ursprüngliche Rechnung via RFF referenziert wird.