Wird eine Proforma-Rechnung bezahlt?

Ja, der Kunde kann darauf basierend zahlen, aber die Zahlung gilt als Anzahlung. Die steuerliche Verpflichtung entsteht erst mit der Ausstellung der steuerwirksamen (Anzahlungs-)Rechnung, die gemäß GoBD und E-Rechnungsverordnung übermittelt werden muss.

Muss eine Proforma-Rechnung als E-Rechnung (XRechnung) gesendet werden?

Nein. Gesetzliche Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD beziehen sich nur auf steuerwirksame Belege. Die Proforma-Rechnung bleibt ein internes kaufmännisches Dokument, das meist per E-Mail oder B2B-Portal versendet wird.

Wie lange ist eine Proforma-Rechnung gültig?

Es gibt keine gesetzliche Frist. In der Praxis wird eine Angebotsbindungsfrist festgelegt (z. B. 15–30 Tage), nach deren Ablauf die Preise neu verhandelt werden können.

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Kategorie: Finanzen

Proforma-Rechnung

Kurze Antwort: Vorläufiges kaufmännisches Dokument ohne steuerliche Wirkung, das für Angebote und Vorauszahlungen vor der Ausstellung der eigentlichen Rechnung verwendet wird.

Das Wichtigste

Proforma = Informatives, widerrufbares Dokument ohne buchhalterische oder steuerliche Auswirkung.
Steuerwirksame Rechnung = Offizielles Dokument mit Rechnungsnummer, das verbucht wird, die Umsatzsteuer ausweist und meldepflichtig ist (inkl. E-Rechnungs-Pflicht via Peppol/XRechnung).

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung zeigt exakt, wie die spätere Endabrechnung aussehen wird (Produkte, Mengen, Preise, MwSt., Gesamtbetrag), besitzt jedoch keinen steuerlichen Wert und wird nicht in der Buchhaltung erfasst. Sie löst keine Umsatzsteuerzahllast aus und wird nicht in den Verkaufsjournalen gemeldet.

Sie dient folgenden Zwecken: Angebotserstellung, Anforderung von Anzahlungen, Eröffnung von Akkreditiven, Zollformalitäten beim Export sowie zur internen Budgetfreigabe beim Kunden.

Unterschied zur steuerwirksamen Rechnung

Proforma = Informatives, widerrufbares Dokument ohne buchhalterische oder steuerliche Auswirkung.

Steuerwirksame Rechnung = Offizielles Dokument mit Rechnungsnummer, das verbucht wird, die Umsatzsteuer ausweist und meldepflichtig ist (inkl. E-Rechnungs-Pflicht via Peppol/XRechnung).

Sobald der Kunde auf Basis der Proforma-Rechnung zahlt, müssen Sie die endgültige steuerwirksame Rechnung (Anzahlungs- oder Schlussrechnung) ausstellen.

Einsatz im B2B-Bereich

Bestellungen von Neukunden ohne Zahlungshistorie → Vorauskasse per Proforma anfordern.

Exportgeschäfte, bei denen der Zoll ein Dokument zur Warenwertfeststellung benötigt.

Verträge mit Vorauszahlung (Auftragsfertigung, reservierte Bestände).

Häufige Fehler

1. „Ich habe die Proforma-Rechnung verbucht“ — Falsch. Eine Proforma-Rechnung wird NICHT gebucht. Nur die spätere steuerwirksame Rechnung geht in die Buchführung ein.

2. „Ich habe die Proforma-Rechnung als E-Rechnung versendet“ — Die Plattformen für E-Rechnungen (wie Peppol oder das Finanzamt-Portal) akzeptieren nur finale Rechnungen, keine Proforma-Belege.

3. „Ich habe die Ware mit der Proforma-Rechnung versendet“ — Die Lieferung erfordert einen Lieferschein oder eine steuerwirksame Rechnung, keine Proforma-Rechnung.

Häufige Fragen

Wird eine Proforma-Rechnung bezahlt?: Ja, der Kunde kann darauf basierend zahlen, aber die Zahlung gilt als Anzahlung. Die steuerliche Verpflichtung entsteht erst mit der Ausstellung der steuerwirksamen (Anzahlungs-)Rechnung, die gemäß GoBD und E-Rechnungsverordnung übermittelt werden muss.
Muss eine Proforma-Rechnung als E-Rechnung (XRechnung) gesendet werden?: Nein. Gesetzliche Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD beziehen sich nur auf steuerwirksame Belege. Die Proforma-Rechnung bleibt ein internes kaufmännisches Dokument, das meist per E-Mail oder B2B-Portal versendet wird.
Wie lange ist eine Proforma-Rechnung gültig?: Es gibt keine gesetzliche Frist. In der Praxis wird eine Angebotsbindungsfrist festgelegt (z. B. 15–30 Tage), nach deren Ablauf die Preise neu verhandelt werden können.