← Powrót do słownika
Najważniejsze wnioski
- Proforma = dokument informacyjny, odwołalny, bez skutków księgowych i podatkowych.
- Faktura VAT = oficjalny dokument z nadanym numerem, zaksięgowany, generujący podatek należny i podlegający raportowaniu (w tym wysyłce do KSeF).
Czym jest faktura proforma
Faktura proforma odzwierciedla treść przyszłej faktury końcowej (produkty, ilości, ceny, VAT, suma), ale nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Nie rodzi ona obowiązku podatkowego VAT, nie jest ujmowana w rejestrach sprzedaży ani w pliku JPK_V7M.
Służy ona głównie do: ofertowania, żądania przedpłaty, otwierania akredytyw, formalności celnych w eksporcie oraz uzyskania wewnętrznej akceptacji budżetowej u klienta.
Różnica między proformą a fakturą VAT
Proforma = dokument informacyjny, odwołalny, bez skutków księgowych i podatkowych.
Faktura VAT = oficjalny dokument z nadanym numerem, zaksięgowany, generujący podatek należny i podlegający raportowaniu (w tym wysyłce do KSeF).
Po opłaceniu proformy przez klienta, sprzedawca ma obowiązek wystawić wiążącą fakturę VAT (zaliczkową lub końcową).
Kiedy stosować proformę w B2B
Zamówienia od nowych klientów bez historii kredytowej → żądanie przedpłaty na podstawie proformy.
Sprzedaż eksportowa, gdzie organy celne wymagają dokumentu potwierdzającego wartość towarów.
Umowy oparte na przedpłatach (produkcja na zamówienie, rezerwacja stanów magazynowych).
Częste błędy
1. „Zaksięgowałem proformę” — Błąd. Proformy się nie księguje. Dopiero późniejsza faktura VAT trafia do ksiąg rachunkowych.
2. „Wysłałem proformę do KSeF” — System e-Faktur (KSeF) przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane (VAT), nie obsługuje proform.
3. „Wysłałem towar z samą proformą” — Dostawa wymaga dokumentu WZ (wydanie zewnętrzne) lub faktury VAT, proforma nie potwierdza wydania towaru.
Najczęstsze pytania
- Czy fakturę proforma się opłaca?
- Tak, klient może dokonać płatności na jej podstawie, traktując to jako zaliczkę. Obowiązek podatkowy powstaje jednak dopiero w momencie wystawienia faktury VAT (zaliczkowej), którą należy wysłać do KSeF.
- Czy proforma jest wysyłana do KSeF?
- Nie. Krajowy System e-Faktur przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Proforma pozostaje wewnętrznym dokumentem handlowym, przesyłanym e-mailem lub przez portal B2B.
- Jak długo ważna jest proforma?
- Przepisy nie określają terminu ważności. W praktyce wyznacza się termin ważności oferty (np. 15-30 dni), po którym ceny mogą ulec renegocjacji.
Powiązane pojęcia
- KSeF (Krajowy System e-Faktur) — Polska faktura ustrukturyzowana w formacie XML (FA(3)), obowiązkowa w relacjach B2B i B2G za pośrednictwem platformy KSeF (Ministerstwo Finansów).
- Order-to-Cash (O2C) — Kompletny cykl procesowy od momentu otrzymania zamówienia do zaksięgowania płatności za fakturę. Kluczowy wskaźnik płynności finansowej (cash-flow).
- Wydanie Zewnętrzne (WZ) / Dokument dostawy — Dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu do odbiorcy, poprzedzający wystawienie faktury.
- DSO (Days Sales Outstanding) — Wskaźnik cyklu rotacji należności. Średnia liczba dni od wystawienia faktury do otrzymania płatności. Kluczowy wskaźnik cash-flow.
Aktualizacja: