← Powrót do słownika
Kategoria: Handel B2B · Akronim: PO
Zamówienie zakupu (PO)
Szybka odpowiedź: Oficjalny dokument, za pomocą którego dokonujesz zakupu u dostawcy: zawiera uzgodnione produkty, ilości, ceny oraz warunki dostawy.
Najważniejsze wnioski
- Wystawienie — kupujący tworzy i przesyła PO do dostawcy
- Potwierdzenie — dostawca akceptuje zamówienie lub proponuje zmiany (komunikat ORDRSP w standardzie EDI)
- Dostawa — realizowana na podstawie zamówienia, często z towarzyszącym powiadomieniem o wysyłce (ASN / DESADV)
- Fakturowanie — faktura dostawcy (np. faktura ustrukturyzowana w KSeF) odwołuje się do numeru PO
- Zamknięcie — następuje po przyjęciu towaru i uzgodnieniu dokumentów (3-way match)
Czym jest zamówienie zakupu (PO)
Zamówienie zakupu (Purchase Order, PO) to dokument wystawiany przez kupującego dla dostawcy, określający produkty, ilości, ceny, daty oraz warunki dostawy. Stanowi on podstawę prawną i księgową transakcji zakupu.
Cykl życia zamówienia
Wystawienie — kupujący tworzy i przesyła PO do dostawcy
Potwierdzenie — dostawca akceptuje zamówienie lub proponuje zmiany (komunikat ORDRSP w standardzie EDI)
Dostawa — realizowana na podstawie zamówienia, często z towarzyszącym powiadomieniem o wysyłce (ASN / DESADV)
Fakturowanie — faktura dostawcy (np. faktura ustrukturyzowana w KSeF) odwołuje się do numeru PO
Zamknięcie — następuje po przyjęciu towaru i uzgodnieniu dokumentów (3-way match)
Dlaczego jest to ważne
Jasne i potwierdzone zamówienie zapobiega sporom: każda ze stron wie dokładnie co, w jakiej ilości, za ile i na kiedy ma zostać dostarczone. PO jest punktem odniesienia dla przyjęć magazynowych, fakturowania oraz automatycznego parowania dokumentów.
Jak pomaga Azuvio
Azuvio publikuje zamówienia w portalu dostawcy lub przesyła je bezpośrednio przez EDI (ORDERS), zbiera potwierdzenia i wiąże je z dokumentami DESADV oraz fakturami, co pozwala na automatyczne uzgodnienie danych w systemie ERP (np. Comarch ERP XL, SAP czy Microsoft Dynamics 365).
Najczęstsze pytania
- Jaka jest różnica między zamówieniem (PO) a fakturą?
- PO jest wystawiane przez kupującego przed dostawą (określa co chce kupić); faktura jest wystawiana przez dostawcę po realizacji (określa ile należy zapłacić). Proces ich wzajemnej weryfikacji wraz z dokumentem przyjęcia to tzw. 3-way match.
- Co oznacza potwierdzenie zamówienia?
- Dostawca akceptuje PO w całości lub proponuje zmiany (ceny, ilości, daty). W komunikacji EDI służy do tego komunikat ORDRSP (order response).
Powiązane pojęcia
- Portal dostawcy — Platforma, na której dostawcy przeglądają zamówienia, potwierdzają terminy, przesyłają awiza wysyłki (ASN) i faktury oraz śledzą statusy płatności.
- Potwierdzenie zamówienia (ORDRSP) — Odpowiedź dostawcy na zamówienie zakupu: akceptacja, odrzucenie lub propozycja zmian w zamówieniu.
- 3-way match (trójstronne uzgadnianie) — Procedura kontrolna polegająca na porównaniu zamówienia zakupu, dokumentu przyjęcia towaru oraz faktury przed zatwierdzeniem płatności.
- Procure-to-Pay (P2P) — Kompletny cykl zakupowy: od zapotrzebowania, przez zamówienie i odbiór towaru, aż po fakturę, płatność i uzgodnienie.
Aktualizacja: