Ce trebuie să arhivez la o factură electronică?

Fișierul XML original (documentul legal) plus dovada de transmitere/primire din SPV. Reprezentarea PDF singură nu este suficientă.

Cât timp păstrez facturile electronice?

Pe durata prevăzută de lege — în general 10 ani pentru documentele financiar-contabile. Nu șterge documente înainte de expirarea termenului.

Ce cerințe de integritate există?

Arhiva trebuie să demonstreze că documentele nu au fost alterate și să permită regăsirea rapidă la cerere. O arhivă necăutabilă e un risc la control.

Cum fac o arhivă căutabilă?

Azuvio păstrează XML-ul, dovezile SPV și legăturile cu plățile, într-o arhivă căutabilă după partener, perioadă și status, gata pentru controale.

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Arhivare facturi electronice

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ANAF · 6 min

Rechtssichere Archivierung von E-Rechnungen: Fristen und Formate

Eine elektronische Rechnung muss in ihrem Originalformat (XML wie XRechnung oder ZUGFeRD) zusammen mit den ELSTER- oder Peppol-Übertragungsprotokollen über den gesamten gesetzlichen Zeitraum aufbewahrt werden. Ein unvollständiges Archiv führt bei der ersten Betriebsprüfung zu Problemen.

Dieser Leitfaden erklärt, was Sie archivieren müssen, welche Fristen gelten und wie Sie die Integrität und Abrufbarkeit Ihrer Dokumente gemäß GoBD sicherstellen.

So archivieren Sie korrekt

XML-Original aufbewahren, nicht nur das PDF
Das rechtlich relevante Dokument ist der strukturierte Datensatz (XML), nicht die PDF-Vorschau. Archivieren Sie die Original-XML-Datei inklusive der Sende- und Empfangsprotokolle. Das PDF allein reicht für den Vorsteuerabzug nicht aus.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten
Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG und GoBD in der Regel 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Integrität und Lesbarkeit sicherstellen
Das Archiv muss garantieren, dass Dokumente nicht nachträglich verändert wurden (Unveränderbarkeit) und jederzeit maschinell auswertbar sind. Ein ungeordnetes Datei-Chaos gilt bei einer Prüfung als schwerer Mangel.
Strukturiertes Archiv mit Azuvio
Azuvio speichert die Original-XMLs, Übertragungsnachweise und Verknüpfungen zu Zahlungen/DATEV-Exporten in einem durchsuchbaren Archiv. Bei einer Prüfung finden Sie jedes Dokument in Sekunden nach Partner, Zeitraum oder Status.

Fazit

Rechtssichere Archivierung bedeutet nicht nur 'Dateien speichern' – es geht darum, die richtigen Dokumente (XML + Protokolle) über den gesamten Zeitraum GoBD-konform und durchsuchbar bereitzuhalten. So wird die Betriebsprüfung zur Routine statt zur Krise.

Aktualisiert: 2026-07-07

Häufige Fragen

Was genau muss ich bei einer E-Rechnung archivieren?: Die originale XML-Datei (XRechnung/ZUGFeRD) sowie die Protokolle der Übermittlung (z.B. Peppol-Log oder E-Mail-Header). Die PDF-Visualisierung ist lediglich eine Lesehilfe.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?: Gemäß GoBD beträgt die Aufbewahrungsfrist in Deutschland in der Regel 10 Jahre. Diese Frist gilt für alle buchungsrelevanten Belege.
Welche Anforderungen stellt die GoBD an das Archiv?: Das Archiv muss Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und die Möglichkeit zur zeitnahen Bereitstellung für den Prüfer (Z1, Z2, Z3 Zugriff) gewährleisten.
Wie erstelle ich ein durchsuchbares Archiv?: Azuvio zentralisiert XML-Daten, Protokolle und Zahlungsstatus in einer Datenbank, die nach Partnern und Zeiträumen filterbar ist und Schnittstellen zu Systemen wie SAP oder DATEV bietet.