← Powrót do poradników ANAF · 6 minArchiwizacja faktur elektronicznych: jak długo i w jaki sposób Faktura elektroniczna musi być przechowywana w swojej oryginalnej formie (XML) wraz z potwierdzeniem UPO przez pełny okres wymagany przepisami. Niekompletne archiwum to problem już przy pierwszej kontroli skarbowej. Ten przewodnik wyjaśnia, co należy archiwizować, przez jaki czas oraz jak zapewnić integralność i dostępność dokumentów zgodnie z wymogami KSeF. Jak poprawnie archiwizować dokumentyZachowaj oryginalny plik XML, nie tylko PDFDokumentem prawnym w systemie KSeF jest plik XML, a nie jego wizualizacja PDF. Archiwizuj oryginalny plik XML wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO). Sam PDF nie posiada mocy prawnej.Przestrzegaj ustawowych terminów przechowywaniaFaktury należy przechowywać przez okres wymagany przez ustawę o VAT oraz ordynację podatkową (zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Nie usuwaj dokumentów przed upływem tego okresu.Zapewnij integralność i dostępnośćArchiwum musi gwarantować, że treść dokumentów nie została zmieniona oraz umożliwiać ich szybkie odszukanie na żądanie organów KAS. Archiwum, którego nie da się przeszukać, jest podczas kontroli tak samo problematyczne, jak jego brak.Strukturalne archiwum z AzuvioAzuvio przechowuje oryginalne pliki XML, potwierdzenia UPO oraz powiązania z płatnościami w archiwum przeszukiwalnym według kontrahenta, okresu i statusu. Podczas kontroli znajdziesz dowolny dokument w kilka sekund. Podsumowanie Archiwizacja zgodna z prawem to nie tylko „trzymanie plików” – to gromadzenie właściwych dokumentów (XML + UPO) przez wymagany czas w sposób uporządkowany. Dzięki temu kontrola z e-Urzędu Skarbowego staje się formalnością, a nie sytuacją kryzysową. Aktualizacja: 2026-07-07 Najczęstsze pytaniaCo muszę archiwizować w przypadku faktury elektronicznej?Oryginalny plik XML (fakturę ustrukturyzowaną) oraz powiązane z nim UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z systemu KSeF. Wizualizacja PDF ma jedynie charakter pomocniczy.Jak długo należy przechowywać e-faktury?Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną fakturą.Jakie wymogi dotyczące integralności muszą być spełnione?Archiwum musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. System musi gwarantować, że dane nie zostały zmodyfikowane po ich wystawieniu lub odebraniu.Jak stworzyć archiwum łatwe do przeszukiwania?Azuvio automatycznie gromadzi pliki XML, potwierdzenia z KSeF oraz dane o płatnościach, oferując zaawansowane filtry wyszukiwania według NIP, daty czy statusu, co jest kluczowe dla audytów i kontroli JPK. Powiązane pojęcia ze słownikae-Factura ANAFSPV (Spațiul Privat Virtual)SAF-T (Declarația D406) Gdzie sprawdza się AzuvioConformitate fiscală ANAFReconciliere bancară automată Powiązane poradnikiJak pobierać otrzymane faktury z KSeF i przetwarzać je automatycznieJak przygotować się do kontroli KAS w zakresie KSeF