Софтуер за електронно фактуриране: подаване към НАП, статуси и разрешаване на грешки
Софтуерът за електронно фактуриране конвертира фактурата в XML формат (Peppol BIS 3.0), изпраща я към портала на НАП, проследява статуса на съобщението и обработва отказите. Без проследяване на статусите, отхвърлената фактура остава неосчетоводена при клиента до подаване на рекламация.
Кой търси "софтуер за електронно фактуриране" и защо
Търсенето на „софтуер за електронно фактуриране“ обикновено идва от потребител, който вече има конкретен проблем: отхвърлени фактури, блокирани съобщения или доставчик на софтуер, който му е казал, че подаването се извършва „ръчно за момента“.
Какво означава "електронно фактуриране"
Електронното фактуриране е процесът, при който фактурата се предава по електронен път към НАП в структуриран XML формат (напр. Peppol BIS 3.0) чрез портала за електронни услуги. Фактурата се счита за успешно подадена само след като съобщението получи статус „прието“; дотогава тя не поражда очакваните правни и данъчни ефекти в отношенията с партньора.
5-те най-чести грешки при валидация
Почти всички откази се дължат на няколко повтарящи се причини, които могат да бъдат предотвратени още при издаването.
- ЕИК или идентификационни данни на партньора, които не съвпадат с Търговския регистър.
- ДДС ставка, несъвместима с декларирания тип операция.
- Липса на задължително основание за обратно начисляване или освобождаване от ДДС.
- Грешна референция към коригираната фактура в случай на кредитно известие (сторно).
- Мерни единици или продуктови кодове, които не съответстват на стандартната номенклатура.
Проследяване на статуса - етапът, който повечето решения пропускат
Изпращането не означава приемане. Azuvio периодично проверява статусите на съобщенията, маркира приетите документи, сигнализира за откази с ясно обяснение и предава повторно след корекция, като запазва пълната история за целите на одита.
Процеси, пряко свързани с електронното фактуриране
Фискалният поток не спира до фактурата: фискален контрол на НАП (e-Transport) за стоки с висок фискален риск, отчитане по SAF-T България, проверка на партньори в регистъра по ДДС и банково равняване. Всичко работи в една система върху едни и същи документи.
- Генериране на данни за фискален контрол директно от известието за експедиция.
- Автоматична проверка на партньора в регистъра по ДДС и VIES.
- Автоматично банково равняване на плащанията.
Често задавани въпроси за софтуер за електронно фактуриране
Колко време отнема, за да разбера дали фактурата е приета?
Статусът се връща от портала на НАП обикновено в рамките на няколко минути. Системата автоматично проверява съобщенията и маркира документа; не е необходимо да проверявате ръчно в портала на НАП.
Мога ли да извличам фактури, получени от доставчици?
Да, получените съобщения могат да бъдат изтеглени от системата и регистрирани, с възможност за тристранно съответствие (three-way match) между поръчка, приемна бележка и фактура преди плащане.
Какво да правя с фактурите, отхвърлени преди да започна да използвам Azuvio?
По време на първоначалното внедряване (onboarding) преминаваме през списъка с грешни съобщения, идентифицираме причината за всяко и ги предаваме отново в коригиран вид, това е част от внедряването, а не отделна услуга.
Работи ли Azuvio и с Peppol?
Да, системата е Peppol-ready: за клиенти и доставчици от ЕС фактурата може да бъде изпратена през мрежата Peppol паралелно с подаването към националните данъчни органи.