ППС - протокол за приемане на стока и констатиране на разлики, автоматично генериран от доставката
Протоколът за приемане на стока (ППС) е документът, чрез който получената стока влиза в склада. Azuvio го генерира автоматично от сканираната рецепция, сравнява количествата с фактурата на доставчика и сигнализира за разлики преди осчетоводяване.
Кой търси "Протокол за приемане на стока (ППС)" и защо
Складови мениджъри, началници на складове и счетоводители, които искат да знаят какво трябва да съдържа протоколът за приемане и как да избегнат ръчното му попълване.
Какво означава "ППС (протокол за приемане на стока и констатиране на разлики)"
ППС е вътрешният документ, чрез който стоките, получени от доставчик, се приемат количествено и стойностно и влизат в наличност. Съдържа данни за доставчика, придружаващия документ, артикулите, получените количества спрямо фактурираните, цените, стойността и констатираните разлики.
Какво трябва да съдържа един коректен протокол за приемане
Непълният протокол блокира месечното приключване и усложнява всяка данъчна проверка. Минималните елементи са едни и същи, независимо от използвания софтуер.
- Данни на доставчика и придружаващ документ (фактура или стокова разписка) с номер и дата.
- Склад за заприходяване и лице, извършило приемането.
- Артикули, фактурирано количество спрямо реално прието количество.
- Единична цена, стойност, ДДС и констатирани разлики с обяснение.
Как се генерира автоматично в Azuvio
Приемането се извършва чрез мобилен терминал или телефон чрез сканиране на кодове. Сканираното количество става прието количество, а системата автоматично го сравнява с реда от фактурата или стоковата разписка на доставчика. Ако се появят разлики, Azuvio ги маркира и изпраща известие към отдел „Закупки“, преди стоката да стане достъпна за продажба.
- Сканиране на място, без разпечатани списъци и ръчно попълване.
- Разлики в количествата и цените се сигнализират веднага, а не при инвентаризация.
- Партиди и срокове на годност, въведени директно при приемането.
Какво се случва след генериране на протокола
Полученият документ, със съответните счетоводни сметки съгласно сметкоплана, се експортира или синхронизира към счетоводния софтуер или съществуващото ERP (като SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 BC или Ажур-L). Складовата наличност става достъпна за продажба в същия момент, а чакащите поръчки могат да бъдат разпределени автоматично.
Често задавани въпроси за Протокол за приемане на стока (ППС)
Задължителен ли е протоколът за приемане?
Приемането на стоки трябва да бъде документирано съгласно Закона за счетоводството, а ППС е утвърдената форма, чрез която се оправдава заприходяването. Практически всяко влизане на стока изисква документ за приемане, който да подкрепи записването в склада и счетоводството.
Може ли да се направи прием без фактура, само по стокова разписка?
Да. Приемането може да се извърши по придружаваща стокова разписка, като фактурата се обвързва впоследствие. Azuvio автоматично свързва получената фактура със съществуващото приемане и сигнализира за разлики в цената или количеството.
Кой подписва протокола за приемане?
Комисия по приемане или лице, определено за приемането, заедно със складовия отговорник. В Azuvio подписът е електронен и проследим: знае се кой е сканирал, кога и какво точно е прието.