NIR — nota de recepție și constatare de diferențe, generată automat din livrare
NIR-ul (nota de recepție și constatare de diferențe) este documentul prin care marfa primită intră în gestiune. Azuvio îl generează automat din recepția scanată, compară cantitățile cu factura furnizorului și semnalează diferențele înainte de înregistrare.
Cine caută „NIR (notă de recepție)” și de ce
Gestionari, șefi de depozit și contabili care vor să știe ce trebuie să conțină NIR-ul și cum scapă de completarea lui manuală după fiecare recepție.
Ce înseamnă „NIR (notă de recepție și constatare de diferențe)”
NIR-ul este documentul intern prin care bunurile primite de la furnizor sunt recepționate cantitativ și valoric și intră în gestiune. Conține furnizorul, documentul însoțitor, articolele, cantitățile primite față de cele facturate, prețurile, valoarea și diferențele constatate.
Ce trebuie să conțină un NIR corect
Un NIR incomplet blochează închiderea lunii și complică orice control. Elementele minime sunt aceleași indiferent de programul folosit.
- Date furnizor și document însoțitor (factură sau aviz), cu număr și dată.
- Gestiunea de intrare și persoana care a recepționat.
- Articolele, cantitatea facturată vs. cantitatea recepționată efectiv.
- Prețul unitar, valoarea, TVA-ul și diferențele constatate, cu explicație.
Cum se generează automat în Azuvio
Recepția se face pe terminal sau pe telefon, prin scanare de coduri. Cantitatea scanată devine cantitatea recepționată, iar sistemul o compară automat cu linia din factura sau avizul furnizorului. Dacă apar diferențe, NIR-ul le marchează și trimite notificarea către achiziții înainte ca marfa să fie disponibilă la vânzare.
- Scanare pe loc, fără listă tipărită și completată manual.
- Diferențe cantitative și de preț semnalate imediat, nu la inventar.
- Loturi și termene de valabilitate preluate la recepție.
Ce se întâmplă după NIR
Documentul rezultat, cu conturile asociate pe planul de conturi, se exportă sau se sincronizează către programul de contabilitate sau ERP-ul existent. Stocul devine disponibil pentru vânzare în același moment, iar comenzile în așteptare pot fi alocate automat.
Întrebări frecvente despre NIR (notă de recepție)
NIR-ul este obligatoriu?
Recepția bunurilor trebuie documentată, iar NIR-ul este formularul consacrat prin care intrarea în gestiune este justificată. Practic, orice intrare de marfă are nevoie de un document de recepție care să susțină înregistrarea în stoc și în contabilitate.
Se poate face NIR fără factură, doar pe aviz?
Da. Recepția se poate face pe avizul de însoțire, urmând ca factura să fie corelată ulterior. Azuvio leagă automat factura primită de recepția existentă și semnalează diferențele de preț sau cantitate.
Cine semnează NIR-ul?
Comisia de recepție sau persoana desemnată cu recepția, împreună cu gestionarul. În Azuvio, semnătura este electronică și trasabilă: se știe cine a scanat, când și ce.