Проформа фактура - какво представлява, кога се използва и как се превръща във фискална фактура
Проформа фактурата е търговски документ без данъчна стойност, използван за заявяване на авансово плащане. Тя не се осчетоводява и не се изпраща към НАП. В Azuvio проформата се трансформира във фискална фактура при постъпване на плащането, без повторно въвеждане на данни.
Кой търси "проформа фактура" и защо
Предприемачи и търговски специалисти, които трябва да поискат авансово плащане и не са сигурни дали да издадат проформа или фактура, както и какви са данъчните последици от всяка от тях.
Какво означава "Проформа фактура"
Проформа фактурата е информативен търговски документ, чрез който продавачът съобщава на купувача сумата за плащане преди доставката или издаването на данъчна фактура. Тя не поражда данъчни задължения, не се вписва в дневниците по ЗДДС и не се предава към портала на НАП за е-фактуриране.
Проформа срещу данъчна фактура
Объркването струва пари в две посоки: или се издава данъчна фактура на клиент, който никога не плаща, или се издава проформа и се забравя за реалната фактура след плащането.
- Проформа: търговски документ, без изискуем ДДС, без осчетоводяване, без е-фактуриране към държавата.
- Данъчна фактура: документ с данъчни последици, записва се в дневниците и се изпраща към НАП (когато е задължително).
- При получаване на аванса се издава фактура за аванс, а при доставката, окончателна фактура, която приспада аванса.
Как изглежда правилният поток в Azuvio
Приетата оферта генерира проформа, тя се изпраща на клиента с инструкции за плащане, а автоматично разпознатото плащане от банковото извлечение задейства издаването на данъчната фактура, изпращането ѝ към клиента/НАП и освобождаването на поръчката за доставка.
- Нулево повторно въвеждане между оферта, проформа и фактура.
- Плащането се разпознава автоматично чрез банково съгласуване (reconciliation).
- Неплатените проформи са видими в единен отчет с информация за просрочието.
Какво трябва да съдържа проформата
Въпреки че няма нормативно определен формат, професионалната проформа съдържа същите данни като фактурата, страни, артикули, количества, цени, информативен ДДС, обща сума, плюс срока на валидност на ценовата оферта и данните за плащане. Обозначението „ПРОФОРМА, не е данъчен документ“ трябва да бъде ясно видимо.
Често задавани въпроси за проформа фактура
Изпраща ли се проформата към системата за е-фактуриране на НАП?
Не. Към портала за е-услуги на НАП се изпращат само данъчни фактури. Проформата остава търговски документ, изпратен директно до клиента.
Осчетоводява ли се проформа фактурата?
Не. Тя не генерира приход и няма изискуем ДДС. Данъчните ефекти възникват при издаването на фактура за аванс или при крайната фактура.
Задължителна ли е проформата за авансово плащане?
Не е задължителна, но е обичайна практика в B2B сектора, тъй като предоставя на купувача вътрешен документ за одобрение на плащането, без да създава данъчни ангажименти за продавача.