Софтуер за офериране: от запитване до изпратена оферта за минути
Софтуерът за офериране съкращава пътя от клиентското запитване до изпратената оферта: продуктите се извличат от реалната номенклатура, цените, от индивидуалната ценова листа на клиента, одобрението над определен праг се задейства автоматично, а приетата оферта се превръща в поръчка.
Кой търси "софтуер за офериране" и защо
Търсенето на „софтуер за офериране“ възниква, когато времето за реакция се превърне в конкурентен недостатък: клиентът получава офертата на конкуренцията същия ден, докато при Вас тя преминава през трима служители.
Какво означава "Софтуер за офериране"
Софтуерът за офериране е приложение, което изгражда търговската оферта въз основа на данни в реално време, номенклатура, наличности, ценова листа на клиента, прилага правилата за отстъпки и одобрение, генерира брандиран документ и съхранява всяка изпратена версия, свързана с конкретната възможност.
Къде се губят дни при ръчния процес на офериране
Рядко при самото писане; почти винаги в изчакването между служителите.
- Търговският представител чака потвърждение на цената от търговския отдел.
- Търговският отдел чака потвърждение за наличност или срок от отдел „Доставки“.
- Отстъпката надвишава лимита и се чака одобрение от мениджър по имейл.
- Финалната оферта се сглобява ръчно, с риск от изпращане на грешна версия.
Как изглежда същият процес, но автоматизиран
Всяка стъпка остава, но се изпълнява в системата и паралелно, а не чрез последователни имейли.
- Цената се изчислява автоматично от договорната ценова листа на клиента.
- Наличността и срокът се появяват директно на реда в офертата.
- При надвишаване на прага, одобрението се изпраща моментално до съответното ниво с уведомление.
- Офертата се изпраща като брандиран PDF, с проследяване на момента на отваряне.
Какво отчитате след внедряването
Средно време от запитване → оферта, процент на приемане по агент и по категория, средна отстъпка спрямо одобрената ценова листа, стойност на чакащите оферти и причини за загубени сделки. Това са показателите, които показват дали процесът наистина се е променил.
Често задавани въпроси за софтуер за офериране
Възможно ли е да има различни шаблони за оферти?
Да, с различни хедъри, лога, структури на секциите и търговски условия според типа оферта, например една за налични продукти и друга за проекти с включени услуги и етапи.
Мога ли да проследя дали офертата е била отворена?
Да. Моментът на отваряне се регистрира в офертата и, по желание, задейства задача за последващи действия (follow-up) за търговския представител.
Какво се случва с изпратените версии?
Всяка версия се съхранява изцяло - с автор, дата и направените промени спрямо предходната, така че да може да се възстанови точно какво е получил клиентът.
Свързана ли е офертата с поръчката и фактурата?
Да: при приемане тя става поръчка с проверка на наличности и кредитен лимит, а фактурата се издава при доставка и автоматично се изпраща към портала на НАП (или чрез Peppol).