Inventar faptic în WinMentor - cum generezi și înregistrezi corect
Inventar anual / ciclic în WinMentor: listă inventar, numărare fizică, înregistrare diferențe (plus / minus), regularizare contabilă, document oficial.
Bogdan Minoiu - Founder Azuvio · 2026-05-23 · 7 min · ERP & Operațiuni
Ce e inventarul faptic
Inventar faptic = numărare fizică reală a stocurilor, comparată cu evidența scriptică din WinMentor. Diferențele (plus / minus) se înregistrează contabil.
Obligativitate
Anual obligatoriu (cel puțin o dată/an, înainte de bilanț) conform OMFP 2861/2009. Recomandat ciclic (lunar / trimestrial) pentru firme cu volume mari.
Pași în WinMentor
1. Generare listă de inventar (scriptic):
Rapoarte → Stocuri → Listă inventar.
Selectează gestiune + data de referință (de regulă 31 decembrie).
Tipărește listă cu coloane: cod, denumire, UM, stoc scriptic, coloană goală „stoc faptic”.
2. Numărare fizică:
Echipa numără fizic, completează coloana „stoc faptic” pe listă.
Pentru depozite mari, organizat pe zone / responsabili.
Recomandare: 2 numărări independente per articol, comparare.
3. Înregistrare diferențe în WinMentor:
Intrări / Ieșiri → Document de regularizare inventar.
Pe fiecare articol cu diferență: completează stoc faptic.
WinMentor calculează automat: diferență (plus / minus), valoare.
4. Înregistrare contabilă a diferențelor:
Plus inventar (faptic > scriptic): 371 „Mărfuri” = 758 „Alte venituri din exploatare”.
Minus inventar (faptic < scriptic): 658 „Alte cheltuieli din exploatare” = 371 „Mărfuri”.
Pentru lipsuri imputabile: 461 „Debitori diverși” = 758 + 4427 (TVA).
Document oficial
Lista de inventar semnată de comisie (minim 3 persoane: gestionar, contabil, director) + proces verbal cu rezultatele + decizia conducerii pentru lipsuri.
Erori frecvente
1. Inventar „pe hârtie” fără numărare reală, risc fiscal major la control ANAF.
2. Plusuri „mascate” (mărfuri primite fără NIR), pot ascunde fraudă.
3. Minusuri repetate pe aceleași SKU, semnal pierderi / sustrageri.
Inventar ciclic cu scanner
Pentru depozite mari, numărarea ciclică (zilnic, câțiva SKU) e mult mai eficientă decât inventarul anual cu depozit închis. Azuvio Supply Sync + scanner permite numărare cu scanner wireless, diferențele se scriu direct în WinMentor ca document de regularizare. Eliminare „zilele moarte” de inventar anual.
Concluzie
Inventarul faptic = obligație legală + instrument managerial. Făcut corect, e oportunitate de a curăța date eronate; făcut prost, devine cosmetic și ascunde probleme reale.