Inventar faptic în WinMentor — cum generezi și înregistrezi corect
Inventar anual / ciclic în WinMentor: listă inventar, numărare fizică, înregistrare diferențe (plus / minus), regularizare contabilă, document oficial.
Bogdan Minoiu — Founder Azuvio · 2026-05-23 · 7 min · ERP & Operațiuni
Ce e inventarul faptic
Inventar faptic = numărare fizică reală a stocurilor, comparată cu evidența scriptică din WinMentor. Diferențele (plus / minus) se înregistrează contabil.
Obligativitate
Anual obligatoriu (cel puțin o dată/an, înainte de bilanț) conform OMFP 2861/2009. Recomandat ciclic (lunar / trimestrial) pentru firme cu volume mari.
Pași în WinMentor
1. Generare listă de inventar (scriptic):
Rapoarte → Stocuri → Listă inventar.
Selectează gestiune + data de referință (de regulă 31 decembrie).
Tipărește listă cu coloane: cod, denumire, UM, stoc scriptic, coloană goală «stoc faptic».
2. Numărare fizică:
Echipa numără fizic, completează coloana «stoc faptic» pe listă.
Pentru depozite mari, organizat pe zone / responsabili.
Recomandare: 2 numărări independente per articol, comparare.
3. Înregistrare diferențe în WinMentor:
Intrări / Ieșiri → Document de regularizare inventar.
Pe fiecare articol cu diferență: completează stoc faptic.
WinMentor calculează automat: diferență (plus / minus), valoare.
4. Înregistrare contabilă a diferențelor:
Plus inventar (faptic > scriptic): 371 «Mărfuri» = 758 «Alte venituri din exploatare».
Minus inventar (faptic < scriptic): 658 «Alte cheltuieli din exploatare» = 371 «Mărfuri».
Pentru lipsuri imputabile: 461 «Debitori diverși» = 758 + 4427 (TVA).
Document oficial
Lista de inventar semnată de comisie (minim 3 persoane: gestionar, contabil, director) + proces verbal cu rezultatele + decizia conducerii pentru lipsuri.
Erori frecvente
1. Inventar «pe hârtie» fără numărare reală — risc fiscal major la control ANAF.
2. Plusuri «mascate» (mărfuri primite fără NIR) — pot ascunde fraudă.
3. Minusuri repetate pe aceleași SKU — semnal pierderi / sustrageri.
Inventar ciclic cu scanner
Pentru depozite mari, numărarea ciclică (zilnic, câțiva SKU) e mult mai eficientă decât inventarul anual cu depozit închis. [Azuvio Supply Sync + scanner](/software/wms) permite numărare cu scanner wireless, diferențele se scriu direct în WinMentor ca document de regularizare. Eliminare «zilele moarte» de inventar anual.
Concluzie
Inventarul faptic = obligație legală + instrument managerial. Făcut corect, e oportunitate de a curăța date eronate; făcut prost, devine cosmetic și ascunde probleme reale.